Il Servizio Archivio tra amministrazione e cultura: dalla gestione amministrativa alla promozione culturale (485 Kb)

La prassi archivistica e la legislazione vigente prevedono per i Comuni tre tappe classiche: Archivio Corrente, Archivio di Deposito, Sezione separata o Archivio Storico.

Ogni settore o servizio, oltre che una propria stazione di protocollazione - viene così garantita, come prescritto, la registrazione a protocollo della totalità pressoché assoluta di tutti gli atti - ha un proprio Archivio Corrente. In esso gli atti rimangono in giacenza per 5 anni a partire dalla data di conclusione della pratica alla quale si riferiscono. Trascorsi 5 anni, dopo una prima operazione di scarto, passano all'Archivio di Deposito dove rimangono fino allo scadere dei 40 anni. Nel frattempo avviene una graduale selezione dei documenti in funzione della loro eliminazione o conservazione.

Al termine dei 40 anni dalla conclusione degli affari relativi, le pratiche, ordinate ed inventariate, vengono versate all'Archivio Storico.

I documenti vanno via via perdendo la loro funzione amministrativa per la quale erano stati prodotti ed assumono un valore prevalentemente storico - culturale. Così riordinati, inventariati, e, quando necessario, restaurati, rimangono illimitatamente a disposizione di quanti - studenti, studiosi, ricercatori, storici o semplici cittadini - vogliono conoscere ed approfondire la storia della città.