Il nuovo Archivio generale di deposito del Comune di Modena, in via Cavazza 25, è un edificio di circa 2 mila metri quadri strutturato in due blocchi: uno adibito a servizi, con uffici, sale consultazione e saletta conferenze, e l’altro - 1350 metri quadri suddivisi in tre piani - destinato agli scaffali. Lo spazio per conservare i documenti è costituito da 18 chilometri lineari di scaffali e, in media, un metro di scaffale ospita circa 8 contenitori da mille fogli l’uno. L’intero archivio potrebbe dunque arrivare a contenere fino a 144 milioni di fogli.
A illuminare i corridoi ci sono circa 3 mila luci al neon e la temperatura è mantenuta costante tutto l’anno da un impianto di condizionamento per garantire la corretta conservazione dei materiali. Per scongiurare i danni derivanti da incendi, l’archivio è dotato di un impianto automatico di rilevazione e allarme e un impianto di estinzione a gas argon e azoto. I primi progetti per la realizzazione del nuovo archivio, che si rifà ai principi stabiliti a livello nazionale dal ministero dei Beni culturali, risalgono al 1994 e i lavori per la struttura, operativa da pochi mesi, sono iniziati nel 2004. Il costo complessivo dell’intervento, diretto dal settore Lavori pubblici del Comune di Modena, è stato di 2 milioni 800 mila euro.
Inizialmente, i documenti si conservano negli “Archivi correnti”, nelle sedi dei diversi uffici e settori dell’Amministrazione. Dopo un periodo medio di 5 anni passano all’Archivio di deposito di via Cavazza, dove rimangono in media altri 35 anni. Superati i 40 anni dalla data di produzione, un documento può essere conservato per il proprio valore storico. I documenti antichi, dall’anno Mille in poi, sono all’Archivio storico all’interno del Palazzo dei Musei, in viale Vittorio Veneto 5.
Per la parte archivistica, il progetto del nuovo deposito è stato curato e realizzato dal direttore Aldo Borsari assieme a Franca Baldelli, Felice Molinaro, Letizia Pinasi ed Ettore Tondo. La gestione dell’archivio fa parte del settore Affari generali e istituzionali del Comune di Modena, diretto da Giampiero Palmieri. Al servizio archivio lavorano, accanto al direttore Aldo Borsari, 12 persone (Franca Baldelli, Giuseppe Bertoni, Marta Califfi, Massimo Caracciolo, Daniela Cardinale, Anna Maria Cidda, Felice Molinaro, Letizia Pinasi, Francesca Pisano, Ivan Roncaglia, Silva Secchi, Aurelia Traficante).
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